Voyager pour affaires est souvent considéré comme un avantage à gros budget pour le travail… pour tout le monde, à l’exception du propriétaire de l’entreprise, c’est-à-dire. Malgré la déductibilité fiscale de la plupart des frais de voyage d’affaires, il vaut la peine d’être judicieux quant à la façon dont vous dépensez votre argent en voyages d’affaires. Voici quelques astuces de location d’hôtel et de voiture qui permettront à votre équipe de voyager dans le luxe sans le prix associé.
1. Se rendre à l’hôtel
Au lieu de sauter dans un taxi (ou une série de taxis, selon la taille de votre entourage) à l’aéroport, explorez certaines des autres options pour vous rendre à votre hôtel. Avant toute chose, demandez à votre hôtel s’il dispose d’un service de navette de courtoisie ; certains offrent en effet cet avantage mais n’en font pas la publicité. S’ils n’ont pas de service de navette, ils peuvent généralement vous recommander une bonne alternative et parfois, soit s’occuperont de vous, soit vous donneront un code de réduction pour un fournisseur préféré.
A défaut, il existe un certain nombre de services de navette qui peuvent vous amener à votre destination de manière économique et confortable. Une recherche rapide en ligne fournira généralement un certain nombre de solutions.
2. Emplacement, emplacement, emplacement
L’endroit où vous séjournez dépend en grande partie de ce que vous avez à faire (et où) pendant le voyage. Rester dans un emplacement central en ville (près d’un centre de conférence, par exemple) est le prix le plus élevé, mais permet également d’économiser du temps et des coûts de transport vers et depuis le lieu.
Si vous devez vous rendre sur place en voiture, comparez le coût de la location d’une voiture et de son stationnement au coût de la prise de taxis. Après tout, il n’y a pas toujours de réponse claire quant à l’option la moins chère.
Si vous le pouvez, essayez de réserver votre hébergement à proximité des transports en commun (en supposant qu’ils soient nombreux dans la ville que vous visitez). Obtenir un laissez-passer d’une semaine pour les bus et les trains sera beaucoup moins cher que l’alternative, et peut également vous donner, ainsi qu’à vos employés, une marge de manœuvre supplémentaire pour vos déplacements personnels.
3. Internet de l’hôtel
Avant de vous connecter au service Internet dans la chambre (qui est souvent payant), renseignez-vous sur les services Wi-Fi et Internet dans les parties communes. Certains endroits offriront tranquillement une connexion Wi-Fi gratuite dans le hall ou le centre d’affaires (et/ou des ordinateurs connectés à Internet pour les clients), mais factureront des frais exorbitants pour l’utilisation d’Internet dans la chambre.
4. Petit-déjeuner à l’hôtel
Prendre le petit déjeuner à l’hôtel est pratique, mais peut être coûteux. Bien sûr, profitez-en si c’est gratuit, mais réfléchissez à deux fois avant de faire la queue pour le buffet (souvent médiocre) si ce n’est pas le cas, car c’est souvent trop cher. Devenir un « habitué temporaire » au café du coin peut parfois être encore plus gratifiant – financièrement et autrement.
5. Envisagez le covoiturage
Au lieu de louer une voiture, envisagez le covoiturage comme une possibilité. Si vous appartenez déjà à un programme d’autopartage d’entreprise dans votre ville natale, cette option est encore plus facile sur la route.
6. Demandez des réductions
Lorsque vous réservez à la fois votre hébergement et un éventuel programme de location de voiture ou d’autopartage, demandez s’il existe des programmes de réduction pour les entreprises. Même si votre groupe est petit, il pourrait y avoir un programme de fidélité qui vous convient.
7. Demandez des mises à niveau !
Si vous avez besoin de louer une voiture, réservez l’option la moins chère. Lorsque vous récupérez la voiture, demandez-leur s’ils proposent des surclassements gratuits ou des incitatifs d’entreprise gratuits. Vous seriez surpris de ce qu’ils vous proposeront !
Il en va de même pour votre logement. Vous ne savez jamais ce que vous pouvez obtenir en demandant simplement une mise à niveau gratuite. Cela est vrai, surtout si vous êtes un groupe plus important, car ils pourraient rivaliser pour votre clientèle fidèle et désireux de créer un client régulier à partir de vous.
N’ayez pas peur de faire preuve de créativité avec vos demandes si elles ne sont pas immédiatement disponibles avec des options ; peut-être que l’hôtel ne peut pas surclasser votre chambre, mais se fera un plaisir de vous offrir des petits déjeuners gratuits ou à prix réduit.
8. Réunions d’affaires et repas
Essayez de prendre cette réunion d’affaires ou cette sortie de groupe pendant le déjeuner au lieu du dîner. De cette façon, vous économiserez de l’argent sur la hausse des prix que les restaurants aiment percevoir à l’heure du dîner. Les employés peuvent également apprécier un temps d’arrêt en soirée pour explorer par eux-mêmes et manger où ils le souhaitent.
